やってよかったこと2019年版:職場へのG Suite導入

観音クリエイションさんのアドベントカレンダーで2019年「やってよかったこと」と「買ってよかったもの」にエントリーしました。この記事は前者の2019年やってよかったことの記事です。

 

職場へのG Suite導入

今年はこれに尽きます。G SuiteはGoogleの法人向けサービスです。これで「Google最高!」となったので今年は僕の中で令和元年ではなく、Google元年です。

 

会社のホームページがなかったので作りたかった

元は「会社のホームページを作りたい」というところから始まっています。うちは今年で創業60周年という、まあまあ長い会社の歴史があるのですがホームページがなかったんですよね。

ということでtwitterでたまたま発見した大学時代の友人、渡くんがやっている株式会社wibに手伝ってもらって、会社のIT化を進めることにしました。

 

Googleの法人向けサービス「G Suite」を契約した

会社ドメインを取得してGoogleの法人向けプラン「G Suite」を使ってメールアドレスを取得しました。やっぱり今どきはメールアドレスの@以降は会社名入ってないと信用がね。ないですよね。

 

従業員のアカウントは共用アカウントで運用

うちの会社は20人弱くらいの規模です。大きい会社で言ったら1つの課くらいかな。大きい会社だと個人個人にメールアドレスがもらえると思うんですが、うちの会社の規模や仕事内容を考慮して、従業員は1つの共用アカウント、あとは社長、専務、事務所、僕で個別にメールアドレス(Googleアカウント)を作成しました。まあここらへんは会社によりけりだと思います。

で、このGoogleアカウントでスマホからログインして、Googleからもらった会社のクラウド上のGoogleカレンダーやExcelのGoogle版であるスプレッドシートなどを利用します。

 

Googleカレンダーの共有が便利

20人弱くらいの規模だと、1つのGoogleカレンダーを共有するとめちゃくちゃ便利です。

 

もとは3つの事業場にそれぞれこんな感じのホワイトボードタイプのカレンダーがあって、専務や課長がそれぞれに手書きで書いてたんですが、会社のGoogleカレンダーにPCやスマホから書くだけで

 

こんな感じでそれぞれのスマホでカレンダーが見れてスケジュールが確認できます。

個人の予定も自分の@gmail.comから書ける(これは当然他の人のスマホからは見れない)ので、手帳がGoogleカレンダー1つで済みます。素晴らしい。

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書類はスプレッドシートに移行

書類ってほんとに無能だなと思っていて、

  • キーワード検索できない
  • 書類が置いてある場所に行かないと見れない
  • 保管に場所を取る
  • 経年劣化する

などのデメリットがあります。プライベートでもらう手書きの手紙とかが嬉しいのはわかるけどそれはたまにもらうから嬉しいだけであって、日々の仕事で常用する紙は扱いづらすぎる。

そこでExcelのGoogle版であるスプレッドシートの出番です。会社のクラウド上にあるスプレッドシートにアクセスすれば、いつでもPCやスマホから見れます。

更に、権限を付与すれば自分が許可したユーザーと共同編集できます。

 

例えばこれは「お弁当」シートですが、事務員さんが毎朝お弁当業者に頼んでいる弁当の集計表です。このシートの場合は

  • オーナー:事務員さん
  • 編集権限:社長、専務、共用アカウント、僕

になっていて、お弁当欲しい人が自分の欄に欲しいお弁当を記入するだけのシート。Excelと同じ関数が使えて、下に集計するcountif関数を入れてるので、ほっとけば毎月のお弁当代が算出されるところまでやってくれます。楽。

 

すべてのファイルはスマホで見れる

上の2つを見てもらえたらわかると思いますが、Googleカレンダーはもちろん、スプレッドシートなどのファイルもGoogleドライブに入れておけば全部スマホで見れます。

大掛かりなファイルの編集はPCからじゃないとできない機能もありますが、数字や文字入力するくらいなら全部スマホで完結します。

例えば月例会の議事録は、フリック入力が得意な従業員にスマホでその場で作ってもらってます。

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移行作業はExcelやパワポをGoogleドライブにドラッグ&ドロップするだけ

これかなりすごいことだと思うんですが、移行作業は既存のExcelやパワポのファイルをGoogleドライブに放り込むだけでいいです。Googleドライブに入れるだけで

  • Excel→スプレッドシート
  • WordやPDF→ドキュメント
  • パワポ→スライド

に変換されます。楽。

 

Googleドライブに入れて共有していれば、監査などのときに「この資料を見せてください」と言われたときにサッと出せるので最高に便利です。業界柄クラウド化しているのが珍しいらしく、監査先からも「すごいですね」と喜ばれます。

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Googleアカウントは1passwordで管理

このようにGoogleアカウントとパスワードがすべてなので、パスワードの管理は1passwordというアプリで管理してます。パスワードの自動生成機能が便利です。

 

まとめ:Googleは最高

「共有する」だけでこんなにも便利になるとは思わなかったです。Google最高。

最高すぎて

  • スマホはiPhone XからPixel 4へ
  • 音楽はiTunesからGoogle play musicへ
  • YouTube Premiumに課金
  • パソコンはmacbookproからpixelbook goをUS Amazonで購入して個人輸入

しました。脱Apple。Google元年。

 

以上、2019年僕がやってよかったことはGoogleの導入でした。