ずっとあればいいなと思ってたもののひとつに「月例会」があります。
うちの会社は
- 20人程度の従業員
- みんなでオフィシャルに集まるのは朝礼のみ
- 朝礼では部長の指示があるくらい
- 部長も現場に出てる
- 現場は大きく3箇所、まあまあ離れてる
なので、「月例会みたいなミーティングがあればそれぞれの持ってる情報や考えてることが共有できていいのにな」とずっと思ってました。
今年の4月くらいに部長に提案したら、「みんな発言するかな～」ってやんわり断られましたが、ちょっとした変革もあって社内の雰囲気が変わったのもあり、7月くらいに部長が「やっぱ月例会しますわ」と言い出しました。
こういうのが自然発生的に始まるの、とてもいいと思います。
今月で3回目。大枠のフローが固まってきたのでまとめます。
議事録はスプレッドシートで
なんでもかんでもスプレッドシートが便利です。
スプレッドシートはMicrosoftのエクセルのGoogle版です。表作ったり計算とかやってくれるやつ。
Androidの人は最初からスマホに入ってるし、iPhoneの人はAppストアでダウンロードできます。
@gmail.comのアドレスで使う分にはタダです。うちは会社ドメイン取得しているので1アカウントにつき月額700円ほどかかってますが。
議事録のフォーマットをスプレッドシートで作りました。
スプレッドシートをモバイルフレンドリーに
これはPCで見たときの議事録ですが、PCだと見にくいです。サンプル用に名前や内容は適当に打ってます(スプレッドシートはPCじゃないと編集しにくいんですよね)。
しかしこれをスマホで見ると
こうなります。スマホの画面にピッタリ収まるように作りました。
この議事録は書紀の人に月例会の最中にスマホで書いてもらいます。「紙にメモして後日PCで議事録を作成する」みたいな時間を省きます。
一つ一つ項目を見ていきます。
出欠はチェックで
このシートは共用の会社ドメインのGmailアカウントでみんながアクセスできるので、出席者にはマスをタップしてもらってチェックで出欠を書いてもらいます。
スプレッドシートだとハンコやサインはいりません。
厳密に言うと個人の会社ドメインのGmailのアカウントがあればなりすましもできないのでいいのですが、今はまだ共用アカウントで運用しています。
なのでなりすましできるけど、月例会の出欠にはなりすます意味がないし、そんなことする人いないと思ってます。
テーマは事前記入で共有
- 必要な時間(月例会の時間は30分なのでそれに収まるように)
- 内容
- 発表者
の項目を設けました。これは事前に記入してもらいます。
事前に記入してもらうことで、
- 発表者のメモになる
- 聞く人も事前準備ができる
点がいいなと思ってます。
書紀がメモ欄にメモ
その下は書紀の人のメモ欄になっています。
↑書紀の人
書紀の人は24歳の一番若い子、藤田さんです。
ちなみにこれは月例会の様子ではなく、こないだ社員旅行に行ったときの写真です(本人に掲載許可もらいました)。
従業員の人を見渡して、「誰が一番早く入力できるかな」と思ったときに、やっぱり若い人ですね。フリック入力強い。彼のフリック入力、社内イチの素早さです。
書紀がメモを元にまとめる
書紀の藤田さんがメモ欄を元にその場でまとめます。次回の月例会日程なども書いたり。
画像も貼れる
ホワイトボードに書いた図などの画像も貼れます。右上の”+”をタップして
こんな感じで貼れます。
最後に保護して保存
書紀の藤田さんが全部書き終わったら、管理者がシートを保護して保存します。
スマホで「月例会議事録」のファイルを開けば、社内の誰でも・いつでも・どこでも振り返ることができます。
出張や有給等でやむを得ず欠席した人も後日見れるのでいいですね。
まとめ
議事録の作成はスマホだけで完結するし、紙の議事録の何倍もメリットがあるのでスプレッドシート素晴らしいです。
以上です。