ここで言う「リアル会議」とは、「直接会う会議」のことです。リアル会議の対義語は「直接会うことなく画面を見ながら行う」バーチャル会議とします。
社内のリアル会議ならまだしも、社外の人とリアル会議するのは色々と骨が折れます。
なぜなら会社が違うと
- 勤務のリズムが違っていたり(例：昼休憩が必ず12時～13時の職場もあれば、空いた時間で昼ごはんを食べる職場もある)
- そもそも勤務地が離れていたり(前後の移動時間まで考慮する必要がある。なんなら移動で半日くらい平気で潰れる)
するからです。1対1で会議するならまだしも、複数人/複数社で行うリアル会議はハードルがめちゃくちゃ高い。
そこで、リアル会議のハードルが高いなら「バーチャル会議」を利用してもいいのではないかと思い始めました。
コンサルしてもらってる会社との月一の定例会で「バーチャル会議」を利用し始めた
完全に他人のパクリなのでドヤ顔で語れないんですが(この記事のことは許可もらいました)、もともとはコンサルしてもらってる株式会社wibの渡くんの提案で、月一の定例会議で「バーチャル会議」を使い始めました。
これまでの取り組みはすべてネット上のバーチャル会議で進めてきた
渡くんは大学時代の軽音サークルの同期で、twitterで久しぶりに見つけたらなにやら面白そうなことをやっていたので、2019年2月から日々の業務を「楽で」「快適なものにしていく」ためにいろいろと手伝ってもらっています。
具体的にはこれまで
- 面談の導入
- スマホで予定を確認できるGoogleカレンダーの導入
- ペーパーレス化にも役立っているスプレッドシートの導入
などを一緒にやってきました。
この取り組みはすべて、月一の定例会議で相談して進めてきました。で、その定例会議はネット上の「バーチャル会議」で行っています。
どうしてもwibと一緒に仕事したいからバーチャル会議を行っている
渡くんは関東にお住まいで僕は岡山県にお住まいなので、月一でリアル会議するのは結構無理があるんです。お互い別の仕事もあるし。実現しようとすると1回のリアル会議でどちらかが移動で交通費約3万円と移動時間約8時間を失うことになります。
更に、今はwibに従業員さん(同じく関東在住)が増えて総勢3人で取り組んでいるので、「月に一回必ず」「全員が集まる」リアル会議をするのは不可能に近い。でも、どうしてもwibと一緒に会社を良くしていきたい。だからネットを使ってバーチャル会議してます。
バーチャル会議には専用のアプリを使ってる
バーチャル会議には専用のアプリを使っています。渡くんは何個か使って、「今はzoomがいいよー」とのことなのでzoomという会議専用アプリを使っています。
「ラインのグループ通話やskypeでもいいのでは？」と疑問に思われるかもしれませんが、専用アプリのほうが
- 接続が安定していたり
- 録画ができたり
- PCの画面共有ができたり
- ホワイトボード機能があったり
- 他にも色々
各アプリそれぞれ特有のメリットがあるようです。中には有料プランじゃないと使えないものもあるみたいですが。
zoomは会議に招待される立場の人は無料で使えます。この時点でだいぶヤバい。渡くんと僕の場合、交通費約3万円+移動時間8時間が無料かつ移動時間ゼロでできるわけです。使わない手がない。
主催者になる立場の人は有料(月2,000円)を使ったほうがいいっぽい。さっき僕も有料プラン登録したので、しばらく使ってみてメリットがあるか検討します。
会議を行うまでの流れ
グループラインでバーチャル会議の日程を決めて、当日PCの前に座るかスマホを構えるだけです。
招待されたURLをクリックすればPCの場合は専用のページに飛んでいき、スマホの場合はアプリが起動して会議が始まります。カメラとマイクさえあれば専用のカメラとか買わなくていいのも最高。PCの場合はカメラ付きじゃないとダメですが。
ガチバーチャル会議、意外とイケるやん
仮に「全員が」「直接会うことなく画面を見ながら会議をすること」をガチバーチャル会議と呼ぶとすると、wibとの取り組みは基本的にガチバーチャル会議です。一番難易度が高そうですが、これが全然イケるんですね。
「なんでイケるんかな」と考えたところ、ガチバーチャル会議はお互いの関係性がしっかりしてれば成り立つんですねきっと。
wibとの会議の場合は、
- 渡くんと僕が大学時代の友人関係
- 渡くんとその従業員さんは前職をともにした関係
だから、ガチバーチャル会議でもいい。渡くんには岡山まで来てうちの会社見てもらってるし。
渡くんじゃないと、wibじゃないとダメだけど、実際に会わなくても成立するんだなと。
そして、一番難易度が高そうなガチバーチャル会議がイケるなら、水平展開もイケるはず。
ガチリアル会議も一部バーチャル会議で代替できるのでは？
「全員が」「直接会って会議すること」をここでは仮にガチリアル会議と呼びます。既存のガチリアル会議も、一部バーチャル会議にしてみてもいいのでは？と思った事案が2つほどありました。
事案1：ISO14001のコンサルの先生との定例会議
会社として取得している資格の中に、「環境に配慮して仕事してますよ」って証明になる「ISO14001」という資格があります。特に大手と取引するときに必要になるやつ。
で、ISO14001の審査機関の維持や更新の審査があるので、そういうのを専門でやってる先生にコンサルしてもらってます。先生には月に1回県外から来てもらって、従業員、僕を含めて定例会議をやってます。wibの例と似てますね。
先生にはもう10年くらいずっと来てもらっていてさすがに安定期に入ってるので、「別にこれ毎月ガチリアル会議じゃなくてもよくね？」と思いました。
ISO14001の補助はぜひ先生にお願いしたいんだけど、来てもらったほうがいい時もあれば別にバーチャルでいいって時があるから、使い分ければいい。
先生のメリット
- 移動時間がなくなって楽
うちの会社のメリット
- 先生に交通費を支給しなくていい
てか先生の年齢的にも、今は大丈夫でもそのうち毎月岡山に来てもらうのは体力的にもキツくなってくるのではないかと。
逆にコンサルみたいな仕事こそ、リアル会議とバーチャル会議をうまく使い分けたらより長く仕事ができるような気がする。最悪「もう足が悪くて歩けません」ってなっても、ネットで家からコンサルできることもあると思うし。
ということでちょっと提案してみます。
事案2：今月の会議@大阪
上の2件とは違って、スポット的な事案です。
うちの会社の話ですが、主に専務と僕が対外的な仕事をやっています。社長もやってるけど、対外の層が違うというか。専務と僕がセットで参加することが必要な会議が結構あります。
例えば今月大阪である会議。
- 会議に参加するのは他業他社の5社(=予定調整の難易度高め)
- 会議の重要度が割と高い
- 会議の時間は午後の1時間(=移動に時間かかる割に会議の時間自体は短い)
- 会議のために専務と僕の2人が同時に会社から離れるのが人数的には結構キツい
- 結局僕一人で行くことになったけど専務も気持ち的には参加したい
という状況があり、この状況ならこのリアル会議を一部バーチャル会議で補ってもいいのではと思いました。具体的には僕がその様子をスマホで中継して、専務には会社でスマホから見てもらう。
こんな感じで。全然イケそう。やってみます。
まとめ
定例会みたく恒常的な案件で
- その人じゃなきゃダメ
もしくはスポット的な案件で
- 行きたいけど都合悪い
みたいな状況であれば、バーチャル会議はガンガン使い所がある。
直接会えるのが一番いいことは理解した上で、うまく使い分けようと思います。また報告します。
以上です。