みなさんの職場の勤怠管理ってどうやって行っているんでしょうか？
これってそもそもの職種によりけりだと思うのですが、僕の場合は
- 前の会社…コアタイムと呼ばれる「絶対いなきゃいけない時間帯」があって、それ以外は名目上はいてもいなくてもいい。勤怠管理は会社のノートPCのログイン/アウトで管理。
- 今の会社(弊社)…勤務時間は8時から17時。これまでは勤怠管理はタイムカードで打刻、事務員が管理。
です。
前の会社はいわゆる大企業だったので、1つの事業場でも人数が数百人オーダーで管理するのが煩雑だから、ノートPCのログイン/アウトで管理することになったのでしょう。
うちの場合は規模は20人くらいなのですが、事務員の勤怠管理に関する業務を聞くと、手作業でめんどくさそうなので僕はやりたくないなと思いました。ということで勤怠管理システム「ジョブカン」の導入です。手伝ってもらっている株式会社wibとの取り組みです。
勤怠管理システム「ジョブカン」を導入した
ということで勤怠管理システム「ジョブカン」の導入です。ジョブカン、最近テレビや都会のタクシーでも広告流れてますよね。
スマホからGPS打刻
ジョブカン、
- LINEで打刻
- Suicaをタッチして打刻
- PCで打刻
- 静脈認証機で打刻
- GPS打刻
などいろいろな打刻方法があるんですが、従来の「事務所に来てタイムカードを機械に通す」という工程に一番近いのがGPS打刻だったので、GPS打刻を採用しました。メリットは以下3点。
1. GPS打刻は備考欄を設けることができる
GPS打刻を採用した最も大きい理由がこれです。
うちは大きく分けて「工場内で作業する人」と、「大型トラックで出荷する人」の2つの業務があって、その日に工場内で作業する人と出荷する人がシフト的に入れ替わります。で、出荷してる人は出張手当が付きます。
手当がつくのでしっかり管理する必要があるのですが、これまでは出張したら出張先を紙に書いて提出していました。
しかし、ジョブカンのGPS打刻は備考欄を設けることができるので、そこに書いてしまえばジョブカンで「打刻」と「出張の管理」が一括でできるのが便利だなと。
この備考欄は、LINE打刻やSuica打刻では設けることができないのでそこがいい。
2. GPS打刻は不正防止できる
こんな感じで従業員は個々のマイページから打刻します。GPS打刻は文字通り位置情報を取得して「その場所(会社の住所)を紐付けて」打刻することができます。
例えばLINE打刻だと位置情報が入らないから、例えば自宅で打刻する、みたいな不正ができるわけですが、GPS打刻だと位置情報が入るからそれに気づくことができます。まあする人いないと思うけど一応。
3. 事務所でGPS打刻と同時にあいさつを
これはジョブカンあんまり関係ないですが、これまで通り事務所で打刻するのと同時にあいさつをしてくださいね、と。凡事徹底。
有給の申請等もスマホから
今までは有給や休日出勤、早出残業申請等も出張同様紙に書いてましたが、今後はジョブカンからやります。
ちなみにめっちゃ有給申請してますが、弊社は今年から働き方改革とかの影響で「有給ガンガン使ってください」という動きを進めています。
僕は前の会社のときから立場とか空気とか全く読まずにガンガン有給使っていくスタイルなので、前の会社辞めるときに長期休暇的に有給消化することなく最後まで働いて、辞めて即うちの会社で働き始めました。無計画とも言えますが。正当な権利なのに使わない理由が全くわかりません。ガンガン使いましょう。
休暇タイプもいろいろ設定できる
休暇タイプもいろいろ設定できます。うちは休暇タイプがたくさんある方だと思うんですが、有給カウントのものもあれば誕生日休暇みたいに有給じゃなくて、代休/振替休暇/誕生日休暇みたいに有給カウントじゃない休暇も細かく設定できます。
かゆいところに手が届く仕様。
有給の残日数等もカウントしてくれる
有給取ろうと思ったときに気になるのが有給の残日数だと思いますが、それも自動で数えてくれてるので個々がスマホから確認できます。事務員がいちいち数える必要がないので便利。
シフト制の職場でも使える
うちは勤務時間が全員8:00から17:00なので一括で設定していますが、シフト制の職場でも細かく設定できるのでいろいろな勤務体系に対応できます。
月末に締め処理をして出勤簿一括ダウンロード
月末に締め処理をして、出勤簿を一括ダウンロードすればこれの従業員分が出力されます。今までこれの手書き版を保存してたことを考えると最高に楽。
唯一のデメリット：極稀に通信障害が起こる
これ、ほんとやめていただきたいんですが、たまーに通信障害が起こって打刻できないことがあるみたいです。うちではまだ「打刻できないんですけど！」という苦情はないですが。
今のところは打刻できない場合は、事務所に顔を出してるわけだし事務員に申し出ればいいと思ってます。もともとの目的はスマホで打刻するためではなく、日々の事務作業を減らすためだし。データが書き換わるわけでもないし。
コストは従業員一人あたり数百円/月
最後に料金プランですが、最初の30日は無料のトライアル期間で、
- 出勤管理
- シフト管理
- 休暇申請管理
- 工数管理
のうち何個使うかで料金が変わりますが、マックスでも一人あたり500円/月なので、今後の手間を考えると安いと思います。個人利用じゃなくて、会社で使うものだし。
詳しくはジョブカンホームページを見ていただけたらと思います。
まとめ：もう手書き管理に戻れない
てことで、とにかく日々の事務作業が楽になるしいろいろ細かく個別に設定できるのでジョブカンとてもいいです。不具合はやめてほしいですが、使い始めて3ヶ月、特に大きな問題なく使えてます。
事務員さんからも「楽！」の声が聞けたのでやってよかった。ダルい事務作業まだまだあるのでどんどん減らしたいです。
以上です。